Mikhelyné Kis-Gadó Éva
Back Office vezető
Blog
Az adminisztráció a láthatatlan erő
avagy a támogató területek jelentősége egy szervezet életében..
Bárhol is van dolgunk, az ügyintézés hatékonyságából látszik, hogy egy jól szervezett folyamatokkal működő céggel van dolgunk, vagy olyannal, ahol erre nem fektetnek elég hangsúlyt, és emiatt az adminisztráció hiányos, a dolgok menete nehézkes, nem érezzük biztonságban, jó kezekben magunkat. Egy cég megítélését az is jelentősen befolyásolja, hogy a szerződéskötés, számlázás, a válaszadás gyorsasága, hangvétele milyen minőségű, milyen képet mutat a cégben végzett munkáról. Bár a szakmai minőséget ez nyilván nem befolyásolja, de nagyon nem mindegy, hogy milyen a „szájíze” a partnereknek emiatt. Egy pontatlan árajánlat vagy egy elveszett számla sokat ront a megítélésen.
A támogató területek minden szervezet életében a láthatatlan munkát képviselik, mert értékük nem árbevétel formájában mutatható ki, viszont a működéshez elengedhetetlenül szükségesek. Ezek a feladatok minden méretű cég életében megvannak, ahol valamilyen tevékenység, munka folyik, legyen ez akár profitorientált, nonprofit vagy állami hátterű szervezet, csak a mérettől függően annyi a különbség, hogy hány fő végzi ezt. Legfőbb jellemzője, hogy nem a cég profiljával kapcsolatos munkát végeznek az ebben dolgozók, hanem minden mást, ami ennek a munkának az elvégzését lehetővé teszi, segíti. Ezek lehetnek pénzügyi, HR, értékesítői, beszerzési, IT üzemeltetési, de termelő egységek esetében raktározási, logisztikai, karbantartó feladatkörök is. Az adminisztráció átszövi mindezeket.
De nézzük a kezdeteket, hogyan alakult ki az adminisztrációs tevékenység…
Az adminisztráció latin eredetű szó, hivatalos ügyintézést, ügykezelést, ügyvitelt jelent. Beszélhetünk akár egy egyfős vállalkozásról vagy egy multinacionális cégről is, a cél minden esetben ugyanaz, tervezni, nyilvántartani az erőforrásokat és az elvégzett munkát, és ezek alapján meghatározni a célokat. A szó eredetéből is látszik, hogy ez nem egy újkeletű dolog.
Már az ókorban, mikor az Újasszír birodalom rövid idő alatt hatalmas méretűre nőtt, és Kr. e. 8. századra az ókori Kelet nagy részét magába olvasztotta, szükség volt az egységesítésre. Ahhoz, hogy a különböző hagyományokkal rendelkező részeket el tudják látni erőforrásokkal, és irányítani lehessen egy ilyen sokarcú és hatalmas területet, megjelentek a professzionális hivatalnokok. Ők a birodalom távoli részein is képesek voltak az ottani viszonyokra írni a közös szabályokat, és ezek segítségével eredményesen kézben tartani az irányítást.
Az adminisztrációs tevékenység célja
Az adminisztráció célja, hogy információk nyújtásával lehetővé tegye a szervezet fenntartható fejlődését.
A folyamat négy lépésből áll:
- Tervezés
- Szervezés
- Irányítás
- Ellenőrzés
A célok meghatározása, és az ezek eléréséhez szükséges feladatok nagyobb, majd részfolyamatokra való bontása azóta is minden szervezett tevékenységet végző szervezet esetében nélkülözhetetlen.
Egy egyszemélyes vállalkozás esetében könnyű még a helyzet, mivel a vállalkozó minden információ birtokában van, személyes kapcsolataival és az emlékezetére hagyatkozva egy kézben tudja tartani a folyamatokat.
Több munkavállaló együttműködése esetében fontos már az ismeretek átadása, közös helyen való tárolása, hogy mindenki a rá vonatkozó információk tudatában tudja végezni a munkáját. Ebben az esetben már adminisztratív ügyintéző/irodavezető tarthatja a kezében a teljes folyamatot, és gondoskodik arról, hogy mindenki átadja/rögzítse a nála levő adatokat, és kialakult folyamatok mentén működhessen a szervezet. Ekkor még nagyon szerteágazó lehet a feladatkör, pénzügyi, HR, beszerzés, és akár értékesítő feladatokat is betölthet egy személy.
Ha egy termékre, szolgáltatásra van igény, akkor természetes folyamat, hogy a szervezet fejlődni, növekedni kezd. Újabb piacokat tud meghódítani, egy gyártó cég esetében bővül a termékpaletta, egy szolgáltató cég esetében pedig egyre többféle szolgáltatást tudnak nyújtani vagy bővül a vevők köre. Ahogy növekszik a létszám, a támogató terület esetében is úgy válnak egyre jobban szét a feladatkörök, speciálisan az adott terület szakértőjére van szükség a hatékony munkához, aki a teljes munkaidejében egy témára tud fókuszálni. A feladatkörök természetesen összefonódnak, több ponton találkoznak, egymásra vannak utalva.
Bár külön a támogató terület foglalkozik már ezekkel a témákkal, fontos hangsúlyozni, hogy a cég minden munkavállalójának tisztában kell lenni a működési folyamatokkal. Melyek azok az adatok, amiket neki kell a mindennapi munkavégzés során rendszeresen nyújtania, és melyek azok, amelyekre támaszkodhat a munkavégzésével összefüggésben. Az ezzel kapcsolatos feladatok a kollégáknak sokszor aprónak és lényegtelennek tűnnek, de mindere szükség van ahhoz, hogy az apró mozaikok egy nagy egésszé álljanak össze.
Mindenhez szükség van alapadatokra, a menedzsment ezek alapján tud információkat generálni, mely a folyamatos monitorozáshoz elengedhetetlen. A számokban hatalom van, érdemes használni őket, hiszen nélkülük minden fronton nehéz érvelni, nehéz látni és láttatni egy cél létjogosultságát. A változás állandó, ezért a terveket mindig az aktuális helyzethez kell igazítani, az ellenőrzés elengedhetetlen része az adminisztrációnak.
Az adesso orange Kft adminisztrációja
Cégünk az utóbbi egy-két évben komoly fejlődésnek indult, kollégáink száma dinamikusan nő, a meglevő győri központunk és budapesti irodánk mellett két újabb telephelyet is nyitottunk az előző év végén Pécsett és Debrecenben. Ennek természetes következményeként a támogató területen dolgozó munkatársak létszáma is gyarapodott, a korábban egy kézben levő területek is szétváltak. A cég kezdetekor adminisztratív/pénzügy területen dolgozó egy kolléganő helyett ma már külön felelőse van a pénzügy, HR, marketing és sales tevékenységeknek.
A létszám emelkedésével és a telephelyek bővülésével a folyamatok is változnak, egyre fontosabb lesz a közös felületen történő adatgyűjtés, ezek monitorozása, és az egyes részfeladatok automatizálása, ehhez egy integrált rendszer használata szükséges. Ez a menedzsment számára megkönnyíti a vezetéshez szükséges és naprakész információk kinyerését, a szervezet átláthatóságát.
Az SAP partnereként cégünk az SAP Business ByDesign felhőalapú vállalatirányítási szoftvert választotta erre a célra. A különböző moduloknak köszönhetően a cég teljes működése leképezhető. A projektszemléletű működés mellett a változatos, és személyre szabható riportok lehetővé teszik a folyamatos teljesítménymérést, és az integrált pénzügyi modul használatával elkerülhető az adatok felesleges újra bevitele, ezzel költségcsökkentés is elérhető. A rendszer ugyanakkor biztonságos, a jogosultság beállítási lehetőségeknek köszönhetően minden munkavállaló csak azokat a funkciókat használhatja, ami a munkavégzéséhez szükséges, a bizalmas adatok az integrált rendszeren belül is biztonságban vannak.
Az SAP ByDesign szoftver bevezetése a cég részére tehát komoly előnyökkel jár:
- átláthatóbb folyamatok,
- könnyebb tervezhetőség,
- hatékonyabb működés.
Az ezeknek köszönhetően felszabadult időt-és energiát az ügyfeleink még magasabb szintű kiszolgálására kívánjuk fordítani!
Végül általánosságban megállapíthatjuk, hogy az adminisztráció alkalmazása minden csoport vagy társadalmi szervezet működéséhez szükséges, a legegyszerűbbtől a legösszetettebbig, és nagyobb szervezetek teljesítményében egyre fontosabb. Az adminisztráció támogatja a szervezet erőforrásainak optimalizálását, így végül mindenki számára eredményesebb munkavégzést tesz lehetővé.
Felhasznált forrás:
- Az Újasszír Birodalom adminisztrációja és hadserege I arkadiafolyoirat
- Administrative process I economy-pedia
